Radca Prawny UK 

Konsekwencje tajemnego nagrywania w miejscu pracy

​

Coraz powszechniejsze stają się potajemne nagrania spotkań i dyskusji w miejscu pracy, zarówno przez pracowników jak i przez samych pracodawców. Obie te kwestie są bardzo istotne dla pracowników. Dla tego Radca Prawny UK, w niniejszym artykule, odpowiada na pytania, które państwo bardzo często zadają podczas konsultacji.  

​

Nie ma wątpliwości, że technologia taka jak funkcja nagrywania głosu w telefonach komórkowych i zwiększona praca zdalna ułatwiły potajemne nagrywanie. Ale czy jest to legalne? I czy nagrania wykonane przez pracowników mogą być wykorzystane jako dowód?

​

Albo czy, pracodawca może prawnie zwolnić za potajemne nagrania?

​

Zacznijmy więc od tego, czym jest potajemne nagrywanie?

​

Nagrywanie potajemne ma miejsce wtedy, gdy nagrywanie odbywa się w tajemnicy lub bez otwartego potwierdzenia lub zgody wszystkich stron. Na przykład pracownik nagrywa spotkanie na swoim telefonie komórkowym, który znajduje się pod biurkiem, a nie na widoku.

Pracodawcy i pracownicy mogą mieć dobry powód do nagrywania spotkań lub rozmów. Popularnym powodem potajemnego nagrywania jest sytuacja, w której pracownik uważa, że jest dyskryminowany lub niesprawiedliwie traktowany i chce uzyskać dowody na poparcie swoich twierdzeń na spotkaniu z działem kadr, a nawet w sądzie pracy.

​

Czy potajemne nagrywanie jest legalne?

​

Nie ma prostej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ zależy to od okoliczności nagrania. W większości przypadków niejawne nagrywanie będzie uważane za wykroczenie, chyba że celem nagrania są pilne kwestie, takie jak działalność przestępcza lub wykroczenie. Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych należy dokonywać ukrytych nagrań tylko wtedy, gdy celem jest zapobieganie lub wykrywanie działalności przestępczej lub nadużyć w miejscu pracy.

Nawet w takich przypadkach sąd nadal będzie rozważał, czy niejawne nagranie było konieczne i czy informacje można było zebrać w inny sposób.

​

Gdy pracownik potajemnie nagrywa wewnętrzne spotkanie ze swoim pracodawcą, co do zasady nagranie to może zostać zaakceptowane przez sąd jako dowód, jeśli jego zawartość stanowi istotne dowody dla sprawy w Sądzie Pracy.

​

Zgodnie z ogólną zasadą nagranie spotkania, na którym obecne są wszystkie strony, może być dopuszczalne w sądzie, jeżeli można wykazać znaczenie dla sprawy. Niedopuszczalne jest jednak nagrywanie prywatnych rozmów zespołu pracodawców, chyba że istnieje ku temu bardzo ważny powód.

​

Stanowisko Sądów Pracy w UK w sprawie niejawnego nagrywania.

​

Artykuł 27-my regulaminu postępowania przed sądem pracy stanowi, że sąd może przedstawić wszelkie dowody, które uzna za istotne dla sprawy, niezależnie od tego, czy byłyby one uzyskane w dopuszczalny sposób. Ta szeroka zasada daje trybunałowi swobodę uznaniową, tj. możliwość dopuszczenia ukrytych nagrań jako dowodu, jeśli zostaną one uznane za istotne dla sprawy, a niekoniecznie byłyby one dopuszczone w innym sądzie np. cywilnym.

​

Tajne nagrania pracowników: czy to nadużycie zaufania i polityki prywatności firmy?

​

Pracodawcy z reguły uważają, że potajemne nagrywanie spotkania lub rozmowy stanowi naruszenie dorozumianego pojęcia zaufania i polityki poufności. Może to być błędne stwierdzenie jeśli to  sam pracodawca dopuścił się  zachowania który zniszczyło lub poważnie zaszkodziło już relacji zaufania pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Mówiąc prostym językiem, jeśli pracownik ma obawy, że jest źle traktowany przez pracodawcę to stanowi to dobry argument do konieczności potajemnego nagrania dla własnej ochrony. W Sądzie Apelacyjnym zdecydowano zupełnie inaczej w sprawie Phoenix House Ltd vs Stockman 2019.

​

W związku z powyższym, jeśli pracownik, który potajemnie nagrał oficjalną rozmowę z pracodawcą i w efekcie został zwolniony dyscyplinarnie, za złamanie polityki prywatności i zaufania, wówczas sam pracodawca musi wykazać że, sam nie dokonał nic co mogłoby sprawić, że pracownik ten poczuł się w niebezpieczeństwie z braku zaufania.

​

Powracając do sprawy E. Stockman która skarżyła się na niesprawiedliwe traktowanie przez jej pracodawcę (Phoenix House). Potajemnie nagrała spotkanie z szefem działu kadr, które zostało ujawnione dopiero podczas jej sukcesywnym roszczeniu o niesłuszne zwolnienie. Jej pracodawca odwołał się od zasądzonego przez panią Stockman odszkodowania, argumentując, że potajemne nagranie było wykroczeniem i naruszyło dorozumianą, wewnętrzną politykę zaufania oraz RODO.

​

Odwołanie Phoenix House zostało oddalone, a Sąd Apelacyjny stwierdził, że pracownica mogła nagrać spotkanie, aby zachować zapis lub chronić ją przed ryzykiem wprowadzenia w błąd w obliczu oskarżenia, lub aby umożliwić jej zasięgnięcie porady w związku zawodowym lub u prawnika.

​

Niejawne nagrania niekoniecznie stanowią naruszenie zaufania lub politykę prywatności, chociaż można argumentować, że tak jest. Sądy pracy biorą pod uwagę wszystkie okoliczności towarzyszące roszczeniu, w tym:

​

1. Powody, dla których pracownik dokonał nagrania

2. "Odpowiedzialność pracownika": czy pracownik został wyraźnie poinformowany, aby nie nagrywał nagrania, a następnie skłamał na ten temat, czy też nagrał je ze strachu?)

3. Tematyka nagrania: czy było ono poufne, czy też coś, co i tak zostałoby udostępnione?

4. Dowody na stosunek pracodawcy do takiego postępowania

​

Kiedy niejawne nagrania nie mogą być wykorzystane jako dowód?

​

Ukryte nagrania nie zawsze dostarczają dowodów lub "kopii zapasowych", na które pracownicy mają nadzieję...

​

Jest to niestety niemiła informacja, dla tych z państwa którzy nagrali materiał i chcieliby dołączyć go do dowodów w sprawie. Niestety, nie zawsze nagrane materiały mają wartość ewidencyjną. Najczęściej jest to spowodowane tym, że sam materiał może udzielać dobrego dowodu, lecz nie w sprawie sądu pracy tylko np. w sądzie cywilnym.  Należy, być ostrożnym i polegać na opinii dobrego radcy prawnego, który oceni dla państwa materiał. Jest to niezwykle istotne, a zwłaszcza jeśli są państwo nadal zatrudnieni przez pracodawcę. To dla tego, że gdy pracodawca dowie się o tajnym nagraniu to w 99% przypadków dojdzie do dyscyplinarnego zwolnienia (z braku odpowiedniej wiedzy przez pracodawcę), które potencjalnie zakończy się w sądzie w sprawie o ‘’nieuczciwe zwolnienie’’. W takich przypadkach należy działać rozważnie. Proszę zobaczyć kilka przykładów poniżej:

​

W sprawie Williamson przeciwko Chief Constable of the Greater Manchester Police i inni, Sąd Apelacyjny orzekł, że tajne nagranie przez pracownika dyskusji panelu podczas przesłuchania w sprawie jego wydajności, które odbyło się, gdy był poza pokojem, nie było  dopuszczalne jako dowód w jego pozwie do sądu pracy. Stwierdzono, że istnieje wiele innych dowodów na poparcie jego roszczenia, a w nagraniu nie ma niczego, co bezpośrednio potwierdzałoby jego twierdzenie o dyskryminacji. Jest to przykład tego, że niektóre materiały nie są wartościowe w sprawie.

​

W sprawie Vaughan przeciwko London Borough of Lewisham i inni ,. Sąd Apelacyjny poparł decyzję trybunału o odrzuceniu wniosku pracownika o powołanie się na 39 godzin tajnych nagrań ze spotkań i rozmów z pracodawcą i współpracownikami.

​

Proszę zwrócić uwagę na wielkość tego materiału, powtórzę 39 godzin. Aby, sąd zechciał zainwestować tak dużą liczbę czasu na analizę treści audio, musiałby to być bardzo dobrej jakości materiał.

​

W tej kwestii wzięto pod uwagę fakt, że pracownica nie ujawniła nagrań swojemu pracodawcy wcześniej i nie była w stanie dokładnie wyjaśnić znaczenie tych nagrań w sprawie. Sąd nie był zatem w stanie prawidłowo ocenić znaczenia dowodów przy rozpatrywaniu jej wniosku. Wyjaśnił jednak, że gdyby dostarczono transkrypcję i jasne wyjaśnienie istotności, decyzja mogłaby być zupełnie odwrotna.

​

W powyższych przypadkach należy zawsze pamiętać o tym, aby nagrania były rzetelnie przeanalizowane pod kontem istotności oraz jakości. Zanim zainwestują państwo w transkrypcję i próbę przekonania sądu, aby dołączyć je do dowodów rzeczowych.

​

W powyższym przypadku sąd apelacyjny natomiast krytycznie odniósł się do poglądu trybunału, że warunkiem wstępnym dopuszczenia tajnych nagrań byłoby zapłacenie przez pracownika za ich niezależną transkrypcję. Uznał to za zbędny wydatek i że w większości przypadków wszelkie rozbieżności dotyczące transkrypcji mogą zostać wyjaśnione przez pracodawcę, który sam odsłucha odpowiednią część nagrania.

​

Znaczenie ujawniania nagrań i transkrypcji.

​

Jak wykazano w sprawie Vaughan przeciwko London Borough of Lewisham i inni., jeśli pracownik chce powołać się na niejawne dowody, powinien ujawnić pracodawcy zarówno nagrania, jak i transkrypcję na wczesnym etapie postępowania sądowego. Pozostaje jednak kwestia kiedy taki krok jest  właściwy, dlatego kluczowe znaczenie ma zasięgnięcie porady prawnej. Nagranie musi być dobrej jakości i mieć 100% wagę dowodową, zanim dojdzie do tak poważnej w skutkach decyzji. Zdecydowanie nie jest to doradzane na etapie negocjacji z pracodawcą, czy to przez ACAS czy bezpośrednio, gdy pracownik jest nadal zatrudniony, co zostało wyjaśnione powyżej.

​

Jeżeli pracodawca nie zgadza się z dopuszczalnością dowodu, pracownik powinien złożyć wniosek do sądu w trybie przedterminowym, wyjaśniając, w jaki sposób i dlaczego nagranie ma znaczenie dla sprawy, oraz dostarczyć kopię stenogramu.

​

Co powinni zrobić pracodawcy w sprawach tajnych nagrań.

​

To bardzo istotne pytanie, wiedząc co powinno być zrobione przez pracodawcę będziemy wiedzieć jak dobre będą Nasze argumenty.

​

Pracodawcy powinni rozważyć określenie w swoich procedurach składania skarg i procedur dyscyplinarnych, że pracownikom wyraźnie zabrania się potajemnego nagrywania spotkań lub dyskusji z kolegami bez ich wiedzy i zgody. Brak takiego zapisu zwiększa państwa szansę, jeśli zmierzyli się państwo ze zwolnieniem za potajemne nagranie.

​

Polityka prywatności i zaufania powinna jasno wyjaśniać, co może prowadzić do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego. Pomocne jest podanie przykładów i nakreślenie, jakie działania można podjąć w związku z tym. Czym jest złamanie poufności, samo nagranie, czy nagranie i ujawnienie nagrania osobą trzecim … ?

​

Niewątpliwie rzeczowy opis polityki prywatności pomoże w ustaleniu jasnych zasad prowadzenia rozpraw przed trybunałem. Jeśli natomiast polityka prywatności nie jest rzeczowo opisana, a doszło do dyscyplinarnego zwolnienia ‘’za potajemne nagranie’’ to sprawa ta jest otwarta do wszelkiego rodzaju interpretacji. To pracodawca będzie musiał udowodnić, poza wszelką wątpliwość, że pracownik był, lub powinien być świadom, że takie nagranie mogło oznaczać złamanie zasad owej polityki.

​

Jeśli doświadczyli państwo zwolnienia dyscyplinarnego za potajemne nagranie lub są państwo w posiadaniu niewygodnych materiałów obciążających pracodawcę, które chcą państwo ujawnić w potencjalnej sprawie sądowej, zapraszamy do bezpłatnej konsultacji tutaj . . .