Dyscyplinarka w Pracy w UK | Kodeks Pracy w UK Obowiązki Pracodawcy

Radca Prawny UK nagminnie spotyka się ze sprawami, gdzie błędnie przeprowadzone dochodzenia prowadzą do Dyscyplinarki w pracy w UK, a niniejszy artykuł ma na celu przedstawienie państwu procedur, które pracodawca musi przeprowadzić, aby uniknąć roszczenia o bezpodstawne lub konstruktywne zwolnienie.

​

Nagminne jest odnoszenie się w sposób błędny do kodeksu ACAS i zakładaniu, że proces dochodzenia; w sprawach zażalenia lub słabej wydajności pracownika, nie podlega kodeksowi postępowania. Trzy główne kwestie są nagminnie naruszane przez pracodawców:

​

• Nie adekwatne poinformowanie pracownika o naturze wszczętego dochodzenia,

• Nieudzielenie odpowiedniego czasu pracownikowi na przygotowanie się do przesłuchania w sprawie dochodzenia w celu ustalenia faktów,

• Niezaproszenie pracownika w formie pisemnej na przesłuchanie w sprawie dochodzenia,

• Nieadekwatne powody do zawieszenia pracownika przed przeprowadzeniem dochodzenia.

 

W orzeczeniu Sądu Apelacyjnego z 2012 r. sędzia Elias powiedział, że zawieszenie:

​

''Nie powinno być odruchową reakcją i będzie stanowić naruszenie obowiązku pracodawcy utrzymania zaufania pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Doceniam, że zawieszenie jest bardzo często stosowane w najlepszym interesie samych pracowników, lecz wielu z nich to kwestionuje, i moim zdaniem często mają rację, gdyby tylko to zrobili. Zawieszeni pracownicy bardzo często czują się poniżeni i zdemoralizowani przez całkowite wykluczenie z pracy i przymusowe odebranie im kontaktu z ich kolegami z pracy, z którymi wielu pracowników stało się przyjaciółmi. Może to być bardzo szkodliwe psychicznie. Nawet jeśli są następnie oczyszczony z zarzutów, podejrzenia prawdopodobnie będą się utrzymywać a fakt zawieszenia będzie siać zwątpienie w wiarygodność. W przypadku ewentualnego problemu dyscyplinarnego lub zażalenia w pracy, pracodawca powinien przeprowadzić "dochodzenie". To tutaj można dowiedzieć się wszystkiego, co mogą rozsądnie o problemie.''

 

Jeżeli zawieszenie narusza warunki zaufania i poufności, pracownik może zaakceptować naruszenie poprzez rezygnację ze stanowiska, a następnie pozwać pracodawcę o konstruktywne zwolnienie.

Niniejszy artykuł mówi o kodeksie postępowania podczas przeprowadzenia dochodzenia przez pracodawcę. Jeśli państwa proces dochodzenia został przeprowadzony nie zgodnie z poniższymi wytycznymi, wówczas mogło dojść do naruszenia zaufania i poufności a co za tym idzie jakiekolwiek dyscyplinarne decyzje automatycznie stają się niesprawiedliwe.

 

Dyscyplinarka w Pracy w UK  - Kodeks postępowania w sprawie dochodzenia

 

Dochodzenie ma na celu:

 

• Sprawdź, czy jest podstawa do skargi wobec oskarżonego pracownika,

• Upewnić się, że wszyscy są zaangażowani są traktowani sprawiedliwie,

• Pozyskać dowody od każdej ze stron, oraz

• Pomóc pracodawcy w podjęciu decyzji co do kolejnych kroków.

Na każdym etapie pracodawca może jeszcze sprawdzić, czy:

 

• Formalna procedura musi być kontynuowana,

• Czy zamiast tego problem można rozwiązać w sposób nieformalny, oraz

• Czy cały przebieg sprawy jest przeprowadzony zgodnie z uczciwą procedurą.

​

Aby chronić wszystkie osoby zaangażowane w sprawę dyscyplinarną lub skargę, pracodawca musi upewnić się, że proces przebiega zgodnie z uczciwą procedurą. Samo dochodzenie jest ważną częścią tego procesu.

 

Jeśli pracodawca nie przeprowadzi rozsądnego dochodzenia, wszelkie decyzje podjęte przez niego w sprawie dyscyplinarnej lub sprawie dotyczącej skargi mogą być niesprawiedliwe. Może to grozić podjęciem kroków prawnych przez samego pracownika.

​

Dyscyplinarka w Pracy w UK  - Dochodzenie jest objęte kodeksem ACAS

​

Dochodzenia są objęte Kodeksem postępowania Acas w zakresie procedur dyscyplinarnych i skargowych, co stanowi minimum, którego pracodawca musi przestrzegać. Twój pracodawca może mieć własne zasady lub procedury zawarte w umowie o pracę.

​

Jeśli sprawa dyscyplinarna lub skarga trafi do sądu pracy, sędziowie sprawdzą, czy pracodawca przestrzegał Kodeksu postępowania ACAS w uczciwy sposób.

​

Dyscyplinarka w Pracy w UK  - Pierwszy krok

​

Jeśli pracodawca zdecydował się zbadać sprawę dyscyplinarną lub skargę, powinien rozpocząć postępowanie tak szybko, jak to możliwe.

​

Ma to na celu upewnienie się, że traktują pracownika uczciwie. To dla tego, że, np. ludzie najczęściej pamiętają daną sytuację wyraźniej, im szybciej zostaną o nią zapytani.

 

Dyscyplinarka w Pracy w UK - Kto może prowadzić dochodzenie

​

Tam, gdzie to możliwe, pracodawca powinien zaangażować kogoś, kto nie jest zaangażowany w sprawę, aby osoba ta przeprowadziła dochodzenie, na przykład innego kierownika lub osobę z działu kadr.

 

Ma to na celu utrzymanie jak najbardziej uczciwych, niezależnych procedur. W mniejszych organizacjach pracodawca może być zmuszony do odstępstwa od tej zasady.

Tam, gdzie to możliwe, osoba prowadząca dochodzenie powinna również odbyć odpowiednie szkolenie.

Dyscyplinarka w Pracy w UK  -  W sprawie dyscyplinarnej

W sprawie dyscyplinarnej pracodawca powinien zastanowić się, kto zajmie się sprawą, jeśli konieczne będą dalsze działania.

 

Tam, gdzie to możliwe, każda z tych czynności powinna być obsługiwana przez inną osobę, jak poniżej:

​

• Dochodzenie

• Przesłuchanie dyscyplinarne i jego wynik

• Przesłuchanie apelacyjne (w przypadku wniesienia odwołania)

• ​

Tam, gdzie to możliwe, pracodawca powinien wyznaczyć osobę zajmującą wyższe stanowisko do zarządzania przesłuchaniami dyscyplinarnymi i podjęcia decyzji co do wyniku dyscyplinarki niż osoba która została wyznaczona do samego dochodzenia.

 

Dyscyplinarka w Pracy w UK  - W sprawie zażalenia

​

W przypadku dochodzenia w sprawie skargi złożonej przeciwko pracownikowi, zwykle najlepiej jest, aby to osoba, która przyjęła skargę była osobą przeprowadzającą dochodzenie danego problemu.

Dyscyplinarka w Pracy w UK  - Sporządzanie planu dochodzenia

Pracodawca i osoba prowadząca dochodzenie, jeśli taka istnieje, powinni zacząć od sporządzenia planu dochodzenia.

 

Może to obejmować:

​

• Ustalenie przedmiotu dochodzenia,

• Ustalenie kto ma przeprowadzić dochodzenie,

• Ustalenie "świadków" – każdy, z kim trzeba porozmawiać, aby dowiedzieć się czegoś więcej o domniemanym problemie,

• Ustaleniu wszelkich źródeł dowodowych, na przykład rekordy pracy, e-maile lub nagrania z kamer CCTV,

• Ustalenie wszelkich ograniczeń czasowych, na przykład termin z jakim nagrania z kamer są automatycznie usuwane lub wyjazd jakiegoś ze świadków na urlop,

• Uwzględnienie ram czasowych,

• Wzięcie pod uwagę wszelkie przepisy oraz procedur samej organizacji,

• Określenie warunków poufności, oraz

• Wzięcie pod uwagę wszelkie inne istotne punkty lub informacje.

​

Dyscyplinarka w Pracy w UK  - Jasny plan może pomóc w:

 

• Sprawnym przebiegu, aby dochodzenie było tak szybkie i łatwe, jak to tylko możliwe,

• Rzeczowym ustaleniu czynności, które muszą być przeprowadzone,

• Upewnieniu się, że proces jest przeprowadzony w sposób rzetelny i uczciwy,

• Uniknięciu negatywnych skutków dla pracowników lub samej firmy

​

Dyscyplinarka w Pracy w UK  -  Krok dwa | Poinformowanie pracownika

​

Pracodawca lub osoba prowadząca dochodzenie powinna poinformować pracownika o problemie dyscyplinarnym lub zażaleniu, gdy tylko zdecyduje się wszcząć dochodzenie.

 

Ma to nastąpić, chyba że pracodawca uważa, że istnieje ryzyko, że pracownik może manipulować dowodami lub wpłynąć w sposób nieuczciwy na świadków. W takim przypadku pracodawca powinien poczekać, aż ryzyko to stanie się mniejsze.

 

Kiedy pracodawca informuje pracownika, że wszczyna dochodzenie, dobrze jest, aby wyjaśnił:

 

• Powód, dla którego dochodzenie jest przeprowadzane,

• Kto będzie je przeprowadzał,

• Co dokładnie zamierza się zrobić,

• Jacy świadkowie będą przesłuchani,

• Jak długo proces może to potrwać,

• Jakie są kolejne kroki, na przykład spotkanie

• Czy proces będzie w pełni poufny.

 

Dyscyplinarka w Pracy w UK -  Pracodawcy powinni poinformować pracownika listownie o:

 

• (sprawy dyscyplinarne) Tym, że pracownik jest objęty postępowaniem wyjaśniającym, lub

• (sprawy złożonej skargi) Tym, że pracownik zaproszony jest na spotkanie wyjaśniające.

 

Dochodzenie może być stresujące dla pracownika zarówno w sprawach dyscyplinarnych, jak i skargowych. Ważne jest, aby pracodawcy brali pod uwagę dobre samopoczucie i zdrowie psychiczne swoich pracowników i w razie potrzeby oferowali wsparcie.

 

Dyscyplinarka w Pracy w UK -  Krok Trzy

 

Podjęcie decyzji o zawieszeniu pracownika

Jeśli wystąpi poważny problem lub sytuacja, pracodawca może rozważyć zawieszenie kogoś na czas dochodzenia.

Pracodawca powinien dokładnie rozważyć każdą sytuację. Zawieszenie będzie potrzebne tylko w niektórych sytuacjach.

Jeśli pracodawca uważa, że musi zawiesić pracownika, ważne jest, aby rozważyć:

 

• Alternatywne opcje do zawieszenia

• Dobre samopoczucie osoby, którą zamierza się zawiesić – Zawieszenie może być stresujące i wpływać na czyjeś zdrowie psychiczne

 

W dochodzeniu dyscyplinarnym lub dochodzeniu w sprawie skargi osoba prowadząca dochodzenie powinna dołożyć wszelkich starań, aby:

 

• Zapewnić uczciwość i obiektywność,

• Zapewnić przebieg zgodny z przepisami umowy o pracę lub PKP firmy,

• Uzyskać tyle informacji na temat sprawy, ile jest rozsądne,

• Nie próbować udowadniać winy, lecz uzyskać wyważone dowody z obu stron, oraz

• Zachowaj poufność sprawy.

​

W postępowaniu dyscyplinarnym osoba prowadząca dochodzenie ma na celu ustalić, czy istnieją podstawy, które należy rozpatrzeć, a nie próbować udowodnić winę.

 

Dyscyplinarka w Pracy w UK -  Jak długo może trwać dochodzenie ?

Chociaż dochodzenie powinno zostać zakończone tak szybko, jak to możliwe, to zawsze musi być przeprowadzone dokładne i w sposób uczciwy.

 

Niektóre dochodzenia mogą trwać dłużej w zależności od sprawy i liczby osób, które muszą być przesłuchane.

 

Na przykład prosty przypadek może zająć tylko jeden dzień, aby zebrać wystarczającą ilość informacji, podczas gdy bardziej skomplikowany przypadek może zająć kilka tygodni.

Twój pracodawca może mieć w swoich zasadach zapisane ramy czasowe dla dochodzeń. W przeciwnym razie pracodawca lub osoba prowadząca dochodzenie powinna wyznaczyć rozsądne ramy czasowe i poinformować o tym pracownika.

 

Jeśli okaże się, że w trakcie dochodzenia potrzeba więcej czasu, należy na to pozwolić. Wszelkie opóźnienia powinny być wyjaśnione wszystkim zaangażowanym osobom i zapisane w raporcie z dochodzenia.

 

Dyscyplinarka w Pracy w UK - Pozyskanie dowodów rzeczowych

​

Osoba prowadząca dochodzenie powinna uzyskać wszystkie informacje, które mogą i są jej potrzebne w sprawie.

Powinna ona ustalić, jakie dowody rzeczowe są potrzebne na podstawie:

 

Tego co zostało określone w planie dochodzenia,

Z jakich źródeł informacji można prawnie skorzystać,

Wszelkich limity czasowe, na przykład automatyczne usuwanie nagrań monitoringu.

 

UWAGA !

​

W trakcie śledztwa może wyjść na jaw więcej dowodów, więc osoba prowadząca dochodzenie powinna na mieć to na uwadze.

​

Rodzaje dowodów rzeczowych mogą obejmować:

• Wiadomości e-mail,

• Dokumentacja,

• Wyciągi,

• Zapisy komputerowe,

• Zapisy telefoniczne,

• Nagrania monitoringu,

• Ewidencja obecności.

​

Osoba prowadząca dochodzenie musi rozważyć, w jaki sposób może uzyskać informacje oraz:

 

• Przestrzegać przepisów prawa – na przykład w zakresie RODO lub warunków umowy o pracę, oraz poszanować prawo pracownika do prywatności.

​

Więcej informacji można znaleźć na stronie internetowej Biura Komisarza ds. Informacji (ICO)

 

Dyscyplinarka w Pracy w UK - gromadzenie dowodów we właściwy sposób powinno być zgodne z przewodnikiem ACAS -  dotyczącym prowadzenia dochodzeń w miejscu pracy.

Osoba prowadząca dochodzenie powinna prowadzić pisemny zapis tego, w jaki sposób i dlaczego uzyskała jakiekolwiek dowody.

 

Dyscyplinarka w Pracy w UK - Organizowanie posiedzeń dochodzeniowych

Zarówno w przypadku dochodzeń dyscyplinarnych, jak i skarg osoba prowadząca dochodzenie może również potrzebować uzyskać informacje od:

 

• Pracowników,

• Świadków oraz innych zaangażowanych w sprawie pracowników,

• Innych świadków, na przykład klienci firmy.

 

Jeśli pracodawca chce zaprosić kogoś na spotkanie dochodzeniowe, powinien:

Poinformować o tym na piśmie – na przykład listem lub e-mailem

​

• Potwierdź datę, godzinę i lokalizację

• Udzielić z odpowiednim uprzedzeniem

• Udzielić prawo do osoby towarzyszącej (choć nie jest to minimum standardu)

 

"Przywilej do osoby towarzyszącej" oznacza, że zgodnie z prawem pracownik może zabrać ze sobą "osobę towarzyszącą" (osobę uprawnioną) na:

 

• Dowolne spotkanie – w procedurze rozpatrywania skarg

• Na posiedzenie lub przesłuchanie, które potwierdzi formalne upomnienie lub inne postępowanie dyscyplinarne – w postępowaniu dyscyplinarnym

• Na spotkanie w sprawie dochodzenia dyscyplinarnego nie ma prawa do towarzyszenia, ale dobrą praktyką pracodawców jest umożliwienie mu tego.

 

Dyscyplinarka w Pracy w UK - Jeśli istnieje prawo do osoby towarzyszącej

 

Jeżeli pracownik ma prawo do osoby towarzyszącej, musi wybrać osobę towarzyszącą spośród jednej z następujących osób:

 

• Ktoś, z kim pracują

• Przedstawiciel związku zawodowego w miejscu pracy, który jest certyfikowany lub przeszkolony w zakresie pełnienia funkcji towarzysza

• Urzędnik zatrudniony przez związek zawodowy

​

Zgodnie z prawem antydyskryminacyjnym pracodawcy muszą dokonać rozsądnych dostosowań dla pracowników niepełnosprawnych. Może to oznaczać dopuszczenie do udziału innej osoby, na przykład pracownika socjalnego lub osoby posiadającej wiedzę na temat niepełnosprawności i jej skutków.

 

Pracodawcy mogą, ale nie muszą, zezwalać na profesjonalną osobę towarzyszącą, która nie mieści się w powyższych kategoriach. Na przykład niektóre umowy o pracę mogą zezwalać na profesjonalny organ wspierający, rzecznika lub przedstawiciela prawnego.

​

Dyscyplinarka w Pracy w UK - Co, gdy pracownik nie może uczestniczyć w spotkaniu wyjaśniającym

​

Jeśli pracownik musi udać się na spotkanie dochodzeniowe, ale nie jest w stanie wsiąść w nim udziału, osoba przeprowadzająca dochodzenie powinna zmienić termin spotkania.

Pracodawca lub osoba prowadząca dochodzenie powinna sprawdzić, czy dokonanie innych ustaleń nie byłoby lepszym rozwiązaniem.

 

Na przykład, jeśli pracownik jest zestresowany i martwi się przyjściem do miejsca pracy, można zaaranżować spotkanie w innym miejscu np. u pracownika domu.

​

Jeśli pracownik jest zbyt chory lub nadal nie jest w stanie lub nie chce uczestniczyć w badaniu, osoba prowadząca dochodzenie będzie musiała przyjrzeć się wszystkim innym dowodom i podjąć rozsądną decyzję.

Nalerzy wziąśc pod uwagę:

 

• Powagę sprawy dyscyplinarnej lub skargi

• Wszelkie zasady obowiązujące w firmie dotyczące nieuczestniczenia w spotkaniach dochodzeniowych

• Jak twoja firma radziła sobie z podobnymi przypadkami w przeszłości

• Uzyskanie opinii lekarskiej o zdolności pracownika do udziału w spotkaniu – za zgodą pracownika

 

Dyscyplinarka w Pracy w UK - Pracodawca może zdecydować, że musi kontynuować dochodzenie bez pracownika.

 

Jeśli tak, powinni poinformować o tym owego pracownika.

 

Pracodawca musi przeprowadzić dochodzenie w sposób jak najbardziej pełny i uczciwy.

Dbanie o dobre samopoczucie i zdrowie psychiczne pracowników

Bycie przedmiotem dochodzenia może być bardzo stresujące, dlatego ważne jest, aby pracodawcy wzięli pod uwagę dobre samopoczucie i zdrowie psychiczne swoich pracowników.

 

Dbanie o dobre samopoczucie pracowników i oferowanie wsparcia może pomóc w zapobieganiu:

 

• Nieobecności

• Pojawieniu się problemów ze zdrowiem psychicznym

• Pogorszeniu istniejących kłopotów ze zdrowiem psychicznym

• Na przykład, oprócz regularnej komunikacji, pracodawca może organizować spotkania w bardziej prywatnym i wygodnym miejscu, jeśli pomogłoby to pracownikowi.

• Świadkowie mogą złożyć ważne zeznania, które mogą pomóc w rozstrzygnięciu sprawy dyscyplinarnej lub sprawy dotyczącej skargi.

 

Jeśli są jacyś świadkowie posiadający informacje na temat kwestii dyscyplinarnej lub skargi, osoba prowadząca dochodzenie może poprosić ich o zapisanie ich w "oświadczeniu świadka".

 

Osoba prowadząca dochodzenie może również spotkać się ze świadkiem, aby zapytać go, co wie lub widział. Ktoś powinien robić notatki podczas spotkania. Na koniec spotkania świadek powinien podpisać notatki, które mogą również stanowić oświadczenie świadka. W tym celu pracownik musi mieć udzielone prawo do wprowadzenia korekty w notatkach i odpowiedni czas ,aby się z nimi zapoznać przed podpisaniem.

 

Dyscyplinarka w Pracy w UK -  Składanie zeznań świadków

​

Osoba prowadząca dochodzenie może zdecydować, że świadek może złożyć zeznania bez konieczności odbywania spotkania. Na przykład, jeśli świadek:

 

Nie jest pracownikiem, lecz na przykład klientem firmy

Proszony jest o podanie bardzo prostej informacji

Jest chory i nie może przyjść na spotkanie dochodzeniowe

 

Osoba przeprowadzająca dochodzenie może poprosić świadka o:

 

• Odpowiedź na konkretne pytania, w razie potrzeby

• Imię i nazwisko oraz, w stosownych przypadkach, stanowisko

• Datę, miejsce i godzinę wszelkich istotnych kwestii

• Co świadek widział, słyszał lub o czym był świadom lub widział

• Przyczyna dla którego świadek miałby widzieć, usłyszeć lub dowiedzieć się o danych kwestiach

• Datę i godzinę napisania oświadczenia

• Własnoręczny podpis

 

Sam świadek powinien mieć udzielony rozsądny czas na złożenie zeznań.

 

Dyscyplinarka w Pracy w UK -  Rozmowa z dużą liczbą świadków

​

Jeśli duża liczba osób była świadkiem tego samego zdarzenia, osoba prowadząca dochodzenie powinna:

•  

• Porozmawiać ze stosownymi w sprawie świadkami

• Sprawdzić, czy ich zeznania są spójne

​

Osoba prowadząca dochodzenie nie musi rozmawiać ze wszystkimi świadkami, chyba że zachodzi jedna z poniższych okoliczności:

 

• Istnieje odczucie, że nie uzyskuje się wystarczających informacji, lub

• Istnieją znaczne różnice w tym, co mówią świadkowie.

 

Dyscyplinarka w Pracy w UK -  Sporządzanie nagrań

Osoba prowadząca dochodzenie może nagrywać przesłuchania lub wyznaczyć osobę do sporządzania notatek, w zależności od:

 

• Co jest najbardziej odpowiednie lub możliwe

• Na co zezwala polityka lub PKP firmy

• Jeżeli osoba przesłuchiwana wyrazi na to zgodę

​

Dyscyplinarka w Pracy w UK -  Udostępnianie informacji oraz poufność

​

Uzyskując informacje od świadka, warto uzyskać jego zgodę, aby w razie potrzeby móc się nimi podzielić. Na przykład na wypadek, gdyby inne osoby pracujące nad śledztwem musiały zapoznać się z informacjami.

Pracownik, wobec którego toczy się postępowanie dyscyplinarne lub który wniósł skargę, powinien otrzymać kopię wszelkich pisemnych dowodów, w tym zeznań świadków.

​

Jeśli ktoś uważa, że został wymieniony w skardze, ma prawo zobaczyć wszystkie jej elementy, które:

 

Zawierają ich dane,

Zależne są od informacji, które osoba ta udzieliła,

Jednak - nie powinni mieć oni dostępu do prywatnych informacji o innych osobach.

 

Pracodawca powinien przechowywać raporty z dochodzenia przez jakiś czas, na wypadek gdyby w przyszłości pojawiły się jakiekolwiek pytania. To, jak długo przechowują raporty, może być określone w polityce firmy.

 

Jeśli zgłoszenie zawiera dane osób, pracodawca powinien przechowywać je w bezpieczny sposób i zezwalać na dostęp tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Każdy, kto ma dostęp, musi przestrzegać przepisów o ochronie danych (RODO).

 

Raport powinien zostać bezpiecznie zutylizowany, gdy nie jest już potrzebny lub jest nieaktualny. Na przykład można go zniszczyć.

 

Więcej informacji na temat ochrony danych można znaleźć na stronie internetowej Biura Komisarza ds. Informacji (ICO)