Kodeks Rozmowa Dyscyplinarna
Kodeks pracy państwa pytania
Kodeks pracy w zakresie procedur dyscyplinarnych i rozpatrywania skarg.
Niniejszy kodeks pracy stanowi tak zwane ’’najlepsze praktyki’’ Jeśli pracodawca nie dopełni jakiejś, z poniższych procedur, nie koniecznie znaczyć to może, że działa niezgodnie z prawem i ustawami. Będzie to natomiast zaznaczyło, że jeśli państwa sprawa w sądzie odniesie sukces, to trybunał naliczy 25% zwyżkę.W drugiej kolejności, może to również podważyć rzetelność pracodawcy podczas podjęcia krytycznej decyzji takiej jak; zwolnienie bez wymówienia lub odrzucenie potencjalnie poważnej w konsekwencjach skargi.
Ma to również odwrotny skutek, jeśli sami pańśtwo nie podążą za poniższym kodeksem postępowania i wykrają sprawę sądową, wówczas sąd może zarządzić 25% zniżke pańśytwa rekompensaty, na rzecz nieuczciwego pracodawcy.
Wprowadzenie
1. Niniejszy Kodeks ma na celu pomóc pracodawcom, pracownikom i ich przedstawicielom w radzeniu sobie z sytuacjami dyscyplinarnymi i skargowymi w miejscu pracy.
-
Procesy dyscyplinarne obejmują przewinienia i/lub słabą wydajność. Jeśli pracodawcy mają odrębną procedurę dotyczącą wydajności pracowników, mogą preferować rozwiązywanie problemów w związku z wydajnością w ramach tej procedury. Jeżeli jednak tak jest, należy nadal przestrzegać podstawowych zasad sprawiedliwości określonych w niniejszym kodeksie, choć sama treść może być retorycznie przetworzona.
-
Skargi to obawy, problemy lub zażalenia, które pracownicy zgłaszają swoim pracodawcom. Niniejszy kodeks nie ma zastosowania przy ustawowym cięciu etatów lub podczas nieprzedłużeniu umowy na czas określony po tym jak dobiega końca.
2. Uczciwość oraz transparentność są promowane poprzez wprowadzenie i stosowanie się do zasad i procedur postępowania w sytuacjach dyscyplinarnych i zażaleniach. Powinny one być sporządzone na piśmie, w sposób rzeczowy i jasny. Pracownicy oraz w stosownych przypadkach, ich przedstawiciele związkowi powinni być zaangażowani w opracowywaniu owych zasad i procedur. Ważne jest również, aby pomóc pracownikom i menedżerom zrozumieć, jakie są zasady i procedury, gdzie można je znaleźć i jak należy je stosować.
3. W przypadku, gdy konieczne jest podjęcie formalnego działania, to, jakie działanie jest sprawiedliwe lub uzasadnione, zależy od wszystkich okoliczności danej sprawy. Sądy pracy będą brały pod uwagę wielkość i zasoby pracodawcy przy podejmowaniu decyzji w odpowiednich sprawach, a czasami może nie być wykonalne, aby wszyscy pracodawcy podjęli wszystkie z możliwych kroków określone w niniejszym kodeksie.
4. W związku z powyższym, za każdym razem, gdy przestrzegany jest proces dyscyplinarny lub skargowy, ważne jest, aby uczciwie rozwiązywać problemy. Składa się na to kilka elementów:
-
Pracodawcy i pracownicy powinni niezwłocznie zgłaszać i rozwiązywać problemy oraz nie powinni bezzasadnie opóźniać spotkań, decyzji lub zatwierdzenia tych decyzji.
-
Pracodawcy i pracownicy powinni działać konsekwentnie.
-
Pracodawcy powinni przeprowadzić wszelkie niezbędne dochodzenia w celu ustalenia faktów sprawy.
-
Pracodawcy powinni poinformować pracowników o przyczynach problemu i dać im możliwość przedstawienia swoich racji przed podjęciem jakichkolwiek decyzji.
-
Pracodawcy powinni umożliwić pracownikom osobę towarzyszącą na każdym formalnym spotkaniu dyscyplinarnym lub w sprawie złożenia zażalenia.
-
Pracodawcy powinni umożliwić pracownikowi odwołanie się od każdej podjętej formalnej decyzji.
Dyscyplina: Kluczowe elemęty rozwiązywania problemów dyscyplinarnych w miejscu pracy.
Ustalenie faktów w każdej sprawie
5. Ważne jest, aby bez nieuzasadnionej zwłoki przeprowadzić niezbędne dochodzenie w sprawie potencjalnych spraw dyscyplinarnych w celu ustalenia okoliczności faktycznych sprawy. W niektórych przypadkach będzie to wymagało odbycia spotkania wyjaśniającego z pracownikiem przed przystąpieniem do jakiegokolwiek przesłuchania dyscyplinarnego. W innych sprawach etap dochodzenia może polegać na zebraniu dowodów przez pracodawcę do wykorzystania podczas przesłuchania dyscyplinarnego.
6. W sprawach dotyczących nieodpowiednie zachowania, o ile jest to wykonalne, dochodzenie i przesłuchanie dyscyplinarne powinny być przeprowadzane przez inne osoby w firmie.
7. Jeżeli odbywa się posiedzenie dochodzeniowe, nie powinno ono samo w sobie skutkować postępowaniem dyscyplinarnym. Chociaż nie ma ustawowego prawa do towarzyszenia pracownikowi na formalnym spotkaniu dochodzeniowym, takie prawo może zostać przyznane zgodnie z wewnętrzną procedurą danego pracodawcy.
8. W przypadkach, w których okres płatnego zawieszenia uznaje się za konieczny, okres ten powinien być jak najkrótszy, powinien być poddawany przeglądowi i należy wyjaśnić, że zawieszenie to nie jest uważane za postępowanie dyscyplinarne.
Poinformuj pracownika o problemie
9. W przypadku podjęcia decyzji, o zaistniałej sprawie dyscyplinarna, na którą należy uzyskać wyjaśnienia, pracownik powinien zostać o tym poinformowany na piśmie. Zawiadomienie to powinno zawierać wystarczające informacje na temat domniemanego przewinienia lub słabej wydajności oraz jego możliwych konsekwencji, aby umożliwić pracownikowi przygotowanie się do złożenia wyjaśnień na posiedzeniu dyscyplinarnym. Zazwyczaj właściwe byłoby dołączenie do zawiadomienia kopii wszelkich dowodów pisemnych, które mogą obejmować zeznania świadków.
10. Zawiadomienie powinno również zawierać szczegółowe informacje na temat czasu i miejsca spotkania dyscyplinarnego oraz pouczać pracownika o jego prawie do osoby towarzyszącej na posiedzeniu. Następnie należy przystąpić do spotkanie z pracownikiem w celu omówienia problemu.
11. Spotkanie powinno odbyć się bez nieuzasadnionej zwłoki, dając pracownikowi rozsądny czas na przygotowanie sprawy.
12. Pracodawcy i pracownicy (oraz osoby towarzyszące) powinni dołożyć wszelkich starań, aby wziąć udział w spotkaniu. Na spotkaniu pracodawca powinien wyjaśnić przedmiot skargi złożonej przeciwko pracownikowi i zapoznać się z zebranymi dowodami. Pracownik powinien mieć możliwość przedstawienia swojej sprawy i odpowiedzi na wszelkie zarzuty, które zostały postawione. Pracownik powinien mieć również odpowiednią możliwość zadawania pytań, przedstawiania dowodów i powoływania odpowiednich świadków. Powinni oni również mieć możliwość poruszenia kwestii wszelkich informacji przekazanych przez świadków. W przypadku gdy pracodawca lub pracownik zamierza wezwać odpowiednich świadków, powinien z wyprzedzeniem powiadomić o zamiarze powołania odpowiednich świadków.
Pozwól, aby pracownik miał osobę towarzyszącą na spotkaniu
13. Pracownicy mają ustawowe prawo do osoby towarzyszącej, jeżeli posiedzenie dyscyplinarne może skutkować:
-
wydaniem formalnego ostrzeżenia; lub
-
wszczęciem innych działań dyscyplinarnych
-
zatwierdzeniem oficjalnego ostrzeżenia lub innego postępowania dyscyplinarnego (rozprawą odwoławczą)
14. Osobą towarzyszącą w świetle ustawowego prawa może być współpracownik osoby przesłuchiwanej, przedstawiciel związku zawodowego lub urzędnik zatrudniony przez związek zawodowy. Przedstawiciel związku zawodowego, który nie jest pracownikiem związku zawodowego, musi być certyfikowany przez związek zawodowy jako osoba kompetentna do towarzyszenia pracownikowi. Pracodawcy muszą zgodzić się na prośbę pracownika, aby towarzyszyła mu osoba towarzysząca należąca do jednej z tych kategorii. Pracownicy mogą również zmienić wybór osoby towarzyszącej, jeśli chcą. Zgodnie z dobrą praktyką, dokonując wyboru, pracownicy powinni mieć na uwadze praktyczne aspekty tych ustaleń. Na przykład pracownik może zdecydować się na towarzyszenie mu osoby towarzyszącej, która jest odpowiednia, chętna i dostępna na miejscu, a nie kogoś z odległej geograficznie lokalizacji.
15. Aby skorzystać z ustawowego prawa do osoby towarzyszącej, należy złożyć uzasadniony wniosek. To, co jest rozsądne, będzie zależało od okoliczności każdego indywidualnego przypadku. Wnioskowanie o osobę towarzyszącą, nie musi mieć formy pisemnej ani nie musi być złożony w określonym terminie. Pracownik powinien jednak zapewnić pracodawcy wystarczająco dużo czasu, zaaranżować obecność osoby towarzyszącej na spotkaniu. Pracownicy powinni również rozważyć, w jaki sposób składają wniosek, aby został on jasno zrozumiany, na przykład poprzez wcześniejsze poinformowanie pracodawcy o imieniu i nazwisku osoby towarzyszącej, o ile to możliwe oraz o tym, czy jest ona współpracownikiem, urzędnikiem lub przedstawicielem związku zawodowego.
16. Jeżeli wybrana przez pracodawcę osoba towarzysząca pracownikowi nie będzie dostępna w terminie proponowanym przez pracodawcę, pracodawca musi odroczyć przesłuchanie na termin zaproponowany przez pracownika, pod warunkiem, że alternatywny termin jest rozsądny i nie późniejszy niż pięć dni roboczych dłużej niż pierwotnie proponowanym terminie.
17. Osoba towarzysząca powinna mieć możliwość zabrania głosu podczas przesłuchania w celu przedstawienia i podsumowania sprawy pracownika, ustosunkowania się w imieniu pracownika do wszelkich poglądów wyrażonych na spotkaniu oraz naradzenia się z pracownikiem podczas przesłuchania. Osoba towarzysząca nie ma jednak prawa odpowiadać na pytania w imieniu pracownika, zabierać głosu na rozprawie, jeżeli pracownik sobie tego nie życzy ani uniemożliwiać pracodawcy wyjaśnienia swojej sprawy.
Podjęcie odpowiedniego działania
18. Po spotkaniu należy zadecydować, czy postępowanie dyscyplinarne lub inne działania są uzasadnione i poinformować o tym pracownika na piśmie.
19. W przypadku potwierdzenia niewłaściwego postępowania lub stwierdzenia, że pracownik wykonuje niezadowalające obowiązki, zwykle udziela się pracownikowi pisemnego upomnienia. Kolejne wykroczenie lub brak poprawy wyników w określonym czasie zwykle skutkuje ostatecznym pisemnym ostrzeżeniem.
20. Jeżeli pierwsze przewinienie lub niezadowalające wyniki pracownika są wystarczająco poważne, właściwe może być bezpośrednie przejście do ostatecznego pisemnego upomnienia. Może się to zdarzyć w przypadku, gdy działania pracownika miały lub mogą mieć poważny lub szkodliwy wpływ na firmę.
21. Pierwsze lub ostatnie pisemne ostrzeżenie powinno określać charakter przewinienia lub słabych winików oraz wymaganą zmianę zachowania lub poprawę wyników (wraz z harmonogramem). Pracownik powinien zostać poinformowany, jak długo ostrzeżenie będzie aktualne. Pracownik powinien zostać poinformowany o konsekwencjach dalszego niewłaściwego postępowania lub braku poprawy wyników w ustalonym terminie po ostatecznym ostrzeżeniu. Na przykład, że może to skutkować zwolnieniem lub inną karą umowną, taką jak degradacja lub utrata stażu pracy.
22. Decyzja o zwolnieniu powinna być podejmowana wyłącznie przez kierownika, który jest do tego uprawniony. Pracownik powinien zostać jak najszybciej poinformowany o przyczynach zwolnienia, dacie wygaśnięcia umowy o pracę, odpowiednim okresie wypowiedzenia oraz prawie do odwołania.
23. Niektóre czyny, określane jako rażące wykroczenie, są same w sobie tak poważne lub mają tak poważne konsekwencje, że mogą prowadzić do zwolnienia bez wypowiedzenia za pierwsze wykroczenie. Jednak zawsze należy postępować zgodnie z uczciwym procesem dyscyplinarnym, zanim zwolni się go z powodu poważnego wykroczenia.
24. Przepisy dyscyplinarne firmy powinny podawać przykłady czynów, które pracodawca uznaje za rażące przewinienie. Mogą się one różnić w zależności od charakteru organizacji i tego, czym się zajmuje, ale mogą obejmować takie rzeczy, jak kradzież lub oszustwo, przemoc fizyczna, rażące zaniedbanie lub poważna niesubordynacja.
25. W przypadku gdy pracownik uporczywie nie jest w stanie lub nie chce uczestniczyć w posiedzeniu dyscyplinarnym bez uzasadnionej przyczyny, pracodawca powinien podjąć decyzję na podstawie dostępnych dowodów.
Zapewnienie pracownikom możliwości odwołania się
26. Jeżeli pracownik uważa, że postępowanie dyscyplinarne wobec niego jest niesłuszne lub niesprawiedliwe, powinien odwołać się od tej decyzji. Odwołania powinny być rozpatrywane bez nieuzasadnionej zwłoki, najlepiej w uzgodnionym czasie i miejscu. Pracownicy powinni poinformować pracodawcę na piśmie o podstawach odwołania.
27. Odwołanie powinno zostać rozpatrzone bezstronnie i, w miarę możliwości, przez osobę zarządzającą, która wcześniej nie była zaangażowana w sprawę.
28. Pracownicy mają ustawowe prawo do osoby towarzyszącej podczas rozpraw odwoławczych.
29. Pracownicy powinni zostać jak najszybciej poinformowani na piśmie o wynikach rozprawy odwoławczej.
Przypadki szczególne
30. W przypadku, gdy rozważane jest wszczęcie postępowania dyscyplinarnego przeciwko pracownikowi, który jest przedstawicielem związku zawodowego, należy zastosować zwykłą procedurę dyscyplinarną. W zależności od okoliczności wskazane jest jednak przedyskutowanie sprawy na wczesnym etapie z urzędnikiem zatrudnionym przez związek, po uzyskaniu zgody pracownika.
31. Jeżeli pracownik został oskarżony lub skazany za popełnienie przestępstwa, zwykle nie stanowi to samo w sobie powodu do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego. Należy wziąć pod uwagę, jaki wpływ ma oskarżenie lub wyrok skazujący na przydatność pracownika do wykonywania pracy oraz jego relacje z pracodawcą, kolegami z pracy i klientami.
Skarga: Kluczowe czynności do rozpatrywania skarg w miejscu pracy
Poinformuj pracodawcę o charakterze skargi
32. Jeśli nie jest możliwe nieformalne rozwiązanie skargi, pracownicy powinni formalnie i bez nieuzasadnionej zwłoki zgłosić sprawę kierownikowi, którego skarga nie dotyczy. Powinno to nastąpić na piśmie i powinno określać charakter skargi.
Zorganizuj spotkanie z pracownikiem w celu omówienia skargi
33. Pracodawcy powinni zorganizować formalne spotkanie, które odbędzie się bez nieuzasadnionej zwłoki po otrzymaniu skargi.
34. Pracodawcy, pracownicy i ich osoby towarzyszące powinni dołożyć wszelkich starań, aby wziąć udział w spotkaniu. Pracownicy powinni mieć możliwość wyjaśnienia swojej skargi i sposobu, w jaki ich zdaniem należy ją rozwiązać. Należy rozważyć odroczenie posiedzenia w celu przeprowadzenia dochodzenia, które może okazać się konieczne.
Pozwól, aby pracownik towarzyszył na spotkaniu
35. Pracownicy mają ustawowe prawo do osoby towarzyszącej, podczas spotkania w sprawie skarg i zażaleń, które dotyczą obowiązku pracodawcy wobec pracownika. Przykładem takiej skargi może być np. skarga dotyczy na przykład tego, że pracodawca nie wywiązuje się z umowy z pracownikiem lub narusza przepisy.
36. Osobą towarzyszącą w świetle ustawowego prawa może być współpracownik osoby składającej skargę, przedstawiciel związku zawodowego lub urzędnik zatrudniony przez związek zawodowy. Przedstawiciel związku zawodowego, który nie jest pracownikiem związku zawodowego, musi być certyfikowany przez związek zawodowy jako osoba kompetentna do towarzyszenia pracownikowi. Pracodawcy muszą zgodzić się na prośbę pracownika, aby towarzyszyła mu osoba towarzysząca należąca do jednej z tych kategorii. Pracownicy mogą również zmienić wybór osoby towarzyszącej, jeśli chcą. Zgodnie z dobrą praktyką, dokonując wyboru, pracownicy powinni mieć na uwadze praktyczne aspekty tych ustaleń. Na przykład pracownik może zdecydować się na towarzyszenie mu osoby towarzyszącej, która jest odpowiednia, chętna i dostępna na miejscu, a nie kogoś z odległej geograficznie lokalizacji.
37. Aby skorzystać z ustawowego prawa do osoby towarzyszącej, należy złożyć uzasadniony wniosek. To, co jest rozsądne, będzie zależało od okoliczności każdego indywidualnego przypadku. Wniosek do osoby towarzyszącej, nie musi mieć formy pisemnej ani nie musi być złożony w określonym terminie. Pracownik powinien jednak zapewnić pracodawcy wystarczająco dużo czasu, aby zaaranżować obecnością osoby towarzyszącej na spotkaniu. Pracownicy powinni również rozważyć, w jaki sposób składają wniosek, aby został on jasno zrozumiany, na przykład poprzez wcześniejsze poinformowanie pracodawcy o imieniu i nazwisku osoby towarzyszącej, o ile to możliwe, oraz o tym, czy jest ona współpracownikiem, urzędnikiem lub przedstawicielem związku zawodowego.
38. Jeżeli wybrana przez pracownika osoba towarzysząca nie będzie dostępna w terminie proponowanym przez pracodawcę, pracodawca musi odroczyć przesłuchanie na termin zaproponowany przez pracownika, pod warunkiem, że alternatywny termin jest rozsądny i nie może być dłuższy niż pięć dni roboczych od pierwotnie proponowanego terminu.
39. Osoba towarzysząca powinna mieć możliwość zabrania głosu podczas przesłuchania w celu przedstawienia i podsumowania sprawy pracownika, ustosunkowania się w imieniu pracownika do wszelkich poglądów wyrażonych na spotkaniu oraz naradzenia się z pracownikiem podczas przesłuchania. Osoba towarzysząca nie ma jednak prawa odpowiadać na pytania w imieniu pracownika, zabierać głosu na rozprawie, jeżeli pracownik sobie tego nie życzy ani uniemożliwiać pracodawcy wyjaśnienia swojej sprawy.
Zdecyduj się na odpowiednie działania
40. Po spotkaniu należy zdecydować, jakie działania, jeśli w ogóle, należy podjąć. Decyzje powinny być przekazana pracownikowi na piśmie bez nieuzasadnionej zwłoki oraz, w stosownych przypadkach, powinny określać, jakie działania pracodawca zamierza podjąć w celu rozstrzygnięcia skargi. Pracownik powinien zostać poinformowany, że może się odwołać, jeśli nie jest zadowolony z podjętego działania.
Pozwól pracownikowi na dalsze rozpatrywanie skargi, jeśli nie zostanie ona rozwiązana
41. Jeżeli pracownik uważa, że jego skarga nie została rozpatrzona w sposób zadowalający, powinien złożyć odwołanie. Pracownik powinien poinformować pracodawcę o powodach odwołania bez zbędnej zwłoki i na piśmie.
42. Odwołania powinny być rozpatrywane bez nieuzasadnionej zwłoki oraz w czasie i miejscu, o których pracownik powinien być powiadomiony z wyprzedzeniem.
43. Odwołanie powinno zostać rozpatrzone bezstronnie i w miarę możliwości przez osobę zarządzającą, która wcześniej nie brała udziału w sprawie.
44. Pracownicy mają ustawowe prawo do osoby towarzyszącej przy etapie odwoławczym.
45. O wyniku rozpatrzenia odwołania pracownik powinien zostać poinformowany na piśmie bez nieuzasadnionej zwłoki.
Nakładające się na siebie sprawy dotyczące skarg i spraw dyscyplinarnych
46. W przypadku, gdy pracownik złoży zażalenie w trakcie postępowania dyscyplinarnego, postępowanie dyscyplinarne może zostać tymczasowo zawieszone w celu rozpatrzenia zażalenia. W przypadku gdy sprawy dotyczące zażalenia i postępowania dyscyplinarnego są ze sobą powiązane, właściwe może być rozpatrywanie obu kwestii jednocześnie.
Skargi grupowe
47. Przepisy niniejszego kodeksu nie mają zastosowania do skarg wnoszonych w imieniu dwóch lub więcej pracowników przez przedstawiciela uznanego związku zawodowego lub innego właściwego przedstawiciela zakładu pracy. Skargi te powinny być rozpatrywane zgodnie ze zbiorowym procesem rozpatrywania skarg w organizacji.